L’addetto alla reception è il coordinatore del ricevimento e della portineria di un albergo, di un villaggio turistico o di un campeggio.
Le sue competenze riguardano aspetti di carattere organizzativo, amministrativo e logistico.
I compiti organizzativi si riferiscono in primo luogo alla verifica delle disponibilita’ ricettive, alla registrazione delle prenotazioni e al controllo di movimento sia in arrivo che in partenza degli ospiti. Assegna le stanze, e cerca di soddisfare le richieste specifiche che gli pervengono, aggiudicando ad esempio una camera con vista o con un certo tipo di arredo. Deve attuare poi una verifica quotidiana della situazione delle disponibilita’ dei posti rispetto al giorno precedente, per poter pianificare gli arrivi dei nuovi utenti o di eventuali prenotazioni estemporanee che possono giungere nella stessa giornata. Per fare questo esegue ovviamente anche compiti di carattere amministrativo e si occupa delle prenotazioni che possono giungere per via elettronica o per mezzo della corrispondenza, predisponendo o occupandosi direttamente di fornire conferme e risposte o precisazioni agli utenti che ne hanno fatto richiesta.
è il diretto responsabile delle prenotazioni dell’azienda ricettiva in cui è occupato e cerca, inoltre, di garantire all’azienda il massimo livello d’occupazione (il maggior numero possibile di ospiti presenti).
Inoltre l’addetto alla reception ha competenze per l’utilizzo di certi servizi bancari offerti o richiesti dai clienti, e ha il preciso incarico di occuparsi dei pagamenti degli ospiti, dei depositi e del cambio valuta.
Se la struttura ricettiva alberghiera nella quale è applicato dispone di sale per convegni e congressi l’addetto alla reception si occupa anche del coordinamento della disponibilità di questi spazi e controlla che tutti i servizi collegati funzionino in maniera impeccabile.
In questo senso dovra’ controllare che siano predisposti ad esempio gli strumenti per la registrazione degli interventi, le apparecchiature audiovisive, gli allestimenti delle sale. Si dovrà occupare anche della puntualità dell’organizzazione dei momenti di sosta nei lavori congressuali come coffee-break (intervalli ristorativi) o le colazioni di lavoro.
L’addetto alla reception deve anche provvedere al coordinamento delle attività di tutto il reparto di ricevimento e di portineria e pianificare le presenze dei collaboratori in base alle richieste di prenotazione ricevute o prevedibili.
L’addetto alla reception ha frequentemente responsabilità anche nel settore manutenzione dell’impianto ricettivo, e deve far intervenire l’addetto ogni qualvolta venga segnalato un guasto, deve saper utilizzare adeguatamente le tecnologie, soprattutto informatiche, che gli consentono di incrementare l’efficacia e l’efficienza della propria attività (gestione di banche dati, sistemi di trasmissione delle informazioni, emissione di documenti fiscali).
Nello svolgimento della sua attività, l’addetto alla reception ha rapporti di integrazione funzionale con altre figure che operano all’interno della struttura ricettiva, particolarmente con l’addetto commerciale, con il direttore e con l’addetto al "planning" (pianificazione delle presenze).
Oltre a questi operatori l’addetto alla reception deve correlare le proprie azioni con l’operato della governante, che è la responsabile dei servizi ai piani (dove sono collocate le stanze) e che provvede ad organizzare il personale – camerieri, inservienti, facchini – in funzione degli arrivi e delle partenze dei clienti.


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